CASESTUDY HILBERT PARADOX EN TRIGADE
GROEI MOET BEHEERSBAAR ZIJN
“Binnen een tijdsbestek van nog geen vier maanden wilden we gecertificeerd zijn”
Marcell de Vries, President bij Hilbert Paradox
Als vooruitstrevende onderneming in een snelgroeiende en concurrerende markt, is het belangrijk om voorop te blijven lopen en slagen te maken; zowel op het gebied van product en business development, als op het gebied van kwaliteit en processen. Dat was voor het Antwerpse bedrijf Hilbert Paradox reden om op zeer korte termijn te streven naar certificering volgens ISO 9001:2015. Doel was om binnen vier maanden alles rond te hebben en Trigade Waalre werd ingeschakeld om de kar mee te trekken.
GEZONDHEIDSGEGEVENS IN BEELD
Wereldwijd worden grote volumes gezondheidsgegevens gegenereerd door middel van bijvoorbeeld ECG, EEG-sensoren en slaapmonitoring. In het verleden werd daar weinig mee gedaan, terwijl deze data van onschatbare waarde zijn voor onder meer het stellen van betere en snellere diagnoses. Dat heeft op zijn beurt weer invloed op het mogelijk maken van betere gezondheidsuitkomsten en het verlagen van de kosten in de gezondheidszorg. Het Antwerpse bedrijf Hilbert Paradox speelt daar op unieke wijze op in door digitale gezondheidsdata van wearables, applicaties en andere platforms op te slaan, te analyseren en te correleren. Daarnaast biedt de startup diensten aan rondom ontwerp, ontwikkeling, implementatie en onderhoud van innovatieve mobiele- en webapplicaties.
“ISO 9001:2015 creëert schaal voor succes ”
GROEI BEHEERSBAAR MAKEN
Hilbert Paradox is een relatief jonge speler in de markt. Het bedrijf is in 2015 opgericht met aan de wieg ervan vier oprichters met een klinische en bedrijfskundige achtergrond, waaronder zelfs een topcardioloog. “Dat geeft ons een sterke voorsprong,” vertelt President Marcell de Vries, “aangezien de meeste concurrenten enkel werken vanuit een technische achtergrond en dus eigenlijk niet goed weten waar ze op klinisch gebied over praten. Desalniettemin is de markt voor big data in de gezondheidszorg, precisiegeneeskunde en soortgelijke academische- en bedrijfsinitiatieven inmiddels big business geworden. Concurrenten schieten als paddenstoelen uit de grond en om de markt niet te missen, moet je snel kunnen anticiperen; tijdsverlies kan immers in één klap de ondergang betekenen. Juist om die explosieve groei beheersbaar te maken en kwaliteit te kunnen blijven garanderen, dien je achter de schermen je processen goed ingericht hebben. Zeker ook omdat we inmiddels een globale oplossing aanbieden in ruim 140 landen. Dat was voor ons de reden om eind 2016 op zoek te gaan naar een partner die ons kon begeleiden op weg naar ISO 9001:2015. En dan het liefst in een tijdsbestek van slechts vier maanden.”
“Inzichtelijke en beter beheersbare processen zorgen voor meer rust in de organisatie”
BEGRIP, SNELHEID EN FLEXIBILITEIT
“Die partij hebben we gevonden in de vorm van Ronny Stokmans van Trigade Waalre”, vervolgt Marcell zijn verhaal. “Medio december is hij als kwaliteitsmanager bij ons aan de slag gegaan. Onze CEO had in het verleden al eens met hem samengewerkt en de ervaring die Ronny heeft in de medical devices-branche was natuurlijk ook een pre. Het voelde vanaf het begin af aan goed en uiteindelijk bleek dat ik het daarin bij het rechte eind had. Niet alleen heeft Ronny enorm zijn best gedaan om het bedrijf zowel als haar medewerkers te begrijpen, ook stelde hij zich heel flexibel op en schrok de strakke deadline hem niet af. Het eerste contact was medio december en na afloop van het eerste kwartaal wilden we de certificering rond hebben. Nadat de organisatie in kaart was gebracht, heeft hij een plan op maat opgesteld om certificering ook inderdaad binnen de gestelde termijn te kunnen realiseren. Daarnaast heeft hij een interne audit uitgevoerd om het team te laten proeven aan wat er van hen verwacht wordt en welke vragen er gesteld worden. Zo konden ze helemaal klaargestoomd en vol vertrouwen de audit ingaan.”
“Als je snel groeit, moet je een stevige basis creëren”
MEER RUST
“Inmiddels zijn we ruim een half jaar verder. Begin april hebben we de audit van TuV goed doorstaan en een maand daarna waren we de trotse eigenaar van het ISO 9001:2015-certificaat. Het directe voordeel dat wij binnen onze organisatie proeven, is dat het beter beheersbaar en inzichtelijk maken van de processen tot zoveel meer rust heeft geleid. Mensen voelen zich comfortabeler bij de werkzaamheden die ze uitvoeren, omdat ze precies weten wat er van hen verwacht wordt. Ook is er meer vertrouwen dat de dingen die gedaan moeten worden, ook inderdaad gedaan worden en daarom zijn er minder controles nodig. Dat gaat breder dan alleen de core business development en software, maar strekt zich uit naar sales, projectmanagement en alle ondersteunende afdelingen.”
TOEKOMSTVISIE
Vooralsnog blijft Stokmans als kwaliteitsmanager nog wel even betrokken bij de activiteiten van Hilbert Paradox. Want het opzetten en implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem is een, het goed onderhouden ervan is een ander verhaal. “We zijn nog steeds groeiende”, licht De Vries toe. “Niet alleen komen er nieuwe mensen bij, maar ook nieuwe processen. Dat maakt het complex en dat is juist wat we niet willen. We willen er immers zorg voor dragen dat duidelijk is wat er gedaan moet worden en dat alles processen volgens de regels opgevolgd worden. Alleen zo kunnen we een kwaliteitsstandaard garanderen, meegaan in een sterk groeiende markt en daarmee schaal creëren voor succes. Het kwaliteitssysteem helpt ons om de controle niet te verliezen en een en ander in goede banen te leiden.
Bovendien gebeurt er momenteel nog teveel manueel, terwijl we bijvoorbeeld zaken als het finance proces snel willen gaan automatiseren. Gelukkig kijkt Ronny het komende jaar ook nog over onze schouder mee en kunnen we tijdens de driemaandelijkse monitoring gezamenlijk kijken welke klachten en afwijkingen er zijn, of de doelstellingen behaald zijn en aan welke verbeterdoelen gewerkt moet worden. Ook dat geeft rust en in de dagelijkse hectiek van onze business is dat meer dan welkom.”
