CASESTUDY TMS EN TRIGADE

AAN HET BEDRIJF WERKEN IN PLAATS VAN ERIN

“Het ISO-9001-certificaat is natuurlijk mooi meegenomen, maar dat was niet ons primaire doel”
Cees van Wendel de Joode, Directeur bij Technical & Maritime Services B.V.

De introductie van de hernieuwde norm ISO 9001:2015 was voor TMS uit Werkendam het moment om de eigen organisatie eens goed onder de loep te nemen. Meer structuur was gewenst, evenals het beter beheersbaar en inzichtelijk maken van processen. In Trigade Den Bosch vond TMS een geschikte partner en inmiddels loopt het kwaliteitsmanagement binnen de organisatie als een goed geoliede machine.

ZWARE WERKTUIGBOUW
TMS staat voor Technical & Maritime Services en Supplies en is een no-nonsense ontwikkelaar en producent van zware werktuigbouwkundige oplossingen. Met een twintigtal vaste medewerkers en een aantal flexibele krachten, werkt het Werkendamse bedrijf voor internationale aannemers van groot formaat. “Onze  opdrachtgevers bevinden zich voornamelijk in de scheepsbouw, fundering, kraanbouw, bagger- en offshore olie-, gas- en windindustrie”, licht directeur Cees van Wendel de Joode toe. “Zowel de ontwikkeling, de eindassemblage als ook het testen van de veelal complexe constructies doen we in eigen huis, echter het staalwerk en de installaties worden uitbesteed. Daarmee leveren we een custom-build totaaloplossing, volledig toegespitst op de wensen van de opdrachtgever.”

OP ZOEK NAAR STRUCTUUR
“Vanuit het verleden was ik al redelijk bekend met ISO 9001”, vervolgt Van Wendel de Joode zijn verhaal. “Ondanks herhaaldelijke verzoeken van opdrachtgevers, hebben we als bedrijf echter nooit dat streven gehad. Het liep goed en om het traject puur aan te gaan vanwege een mooi papiertje aan de muur, is natuurlijk onzin. Daar kwam echter verandering in toen de hernieuwde 2015-versie geïntroduceerd werd. Risicomanagement was een van de speerpunten; dat sprak aan en paste bij onze ambities. Zeker omdat we een meer eenduidige werkwijze wilden hebben, waarbij processen niet alleen inzichtelijker, maar ook beter beheersbaar zouden worden. We hebben toen eens om ons heen gevraagd en kwamen via een toeleverancier uiteindelijk bij Trigade terecht. Het matchte eigenlijk meteen en eind 2015 zijn we de samenwerking gestart.”

EFFICIËNTER WERKEN
“Cees en zijn zakenpartner Marco van Driel benaderden ons in eerste instantie omdat ze op zoek waren naar meer structuur en een eenduidigere, efficiëntere en doelgerichtere manier van werken”, vertelt Tony van der Geld van Trigade. “Niet alleen om de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren, maar ook om kosten te beheersen, de productie te verhogen, evenals de bewustwording van de medewerkers en daarmee de klanttevredenheid. Bedrijfscertificatie conform ISO 9001 was dus geen primair doel, terwijl het opzetten en implementeren van het kwaliteitsmanagementsysteem daar uiteindelijk wel toe heeft geleid. Voordat het echter zover was, hebben we eerst de organisatie in kaart gebracht. Zo zijn onder meer via gesprekken met medewerkers de bestaande werkmethodieken geanalyseerd, stroomschema’s opgesteld, processen in kaart gebracht en hebben we gezamenlijk een risicoanalyse gedaan, waaruit een aantal concrete doelstellingen voortvloeide. Naast de risicoanalyse kwaliteitsaspecten, heeft het kwaliteitsmanagementsysteem echter nog twee andere belangrijke pijlers. Allereerst het meldingensysteem, met daarin de registratie en opvolging van verbetermogelijkheden, klachten, interne tekortkomingen en leveranciersafwijkingen. En als tweede de driemaandelijkse monitoring, waarbij gezamenlijk gekeken wordt welke meldingen gedaan zijn, of doelstellingen behaald zijn en aan welke verbeterdoelen gewerkt moet worden.”



SLAGEN MAKEN
Hoewel het traject van de eerste gesprekken tot de uiteindelijke implementatie ongeveer een jaar heeft geduurd, heeft Van Wendel de Joode het als bijzonder prettig ervaren. “Het proces liep soepel, de samenwerking goed en als directie hebben we meer inzicht en een gestructureerde methode in handen gekregen om als bedrijf continu te kunnen verbeteren. Dat alles vertaald in een praktisch kwaliteitshandboek met daarin duidelijke taal en praktische werkinstructies. Bovendien hebben we gedurende het traject al flink wat slagen kunnen maken. Zo zijn het gereedschaps- en materiaalbeheer en de keuringen daaromheen beter in kaart gebracht en meer gestructureerd, wat het voor iedereen inzichtelijker en eenvoudiger maakt om mee te werken. Daarnaast monitoren we ook de inkoop en facturering inmiddels beter. Dit bespaart niet alleen aanzienlijk wat werk, maar zorgt ook voor een beter resultaat op de balans. Na afloop van het traject was de certificering zo goed als rond en eigenlijk hebben we dus geen ingrijpende veranderingen in onze werkwijze hoeven door te voeren. Een van de grootste pré’s vind ik echter dat onze medewerkers hun werk kunnen blijven doen zoals ze altijd al deden, alleen nu een stuk gestructureerder.”

INTERN DRAAGVLAK

Inmiddels is het kwaliteitssysteem ingevoerd binnen de organisatie en heeft bedrijfscertificatie conform ISO 9001:2015 succesvol plaatsgevonden. Vanaf januari 2017 wordt verder inhoud gegeven aan continue verbetering, het inzetten van het systeem als managementtool en vooral ook het betrekken van de medewerkers van TMS hierbij. “En dat is belangrijk,” vult Van der Geld aan, “want het opzetten en implementeren van een dergelijk systeem valt of staat met de betrokkenheid van de werknemers; alleen als het door de gehele organisatie gedragen wordt heeft het zin.” “Gelukkig merken we nu al dat zowel onze medewerkers als opdrachtgevers positief reageren”, aldus Van Wendel de Joode. “Dat komt waarschijnlijk omdat het geen opgelegd systeem is, maar puur vanuit onszelf is gekomen. Bovendien kunnen we ook komend jaar op ondersteuning en begeleiding vanuit Trigade rekenen, dus we staan er niet alleen voor.”

Ook weten wat Trigade op het gebied van ISO 9001-certificatie voor u kan betekenen?